Переход на кадровый ЭДО: локальный акт, уведомление, согласия

Из чего состоит переход

Формально — из локального акта, уведомления и согласий. По существу — из четырёх шагов, и порядок между ними важен.

Шаг первый: решить, что переводим. Не «всё», а конкретный перечень: заявления, ознакомления, приказы, договоры. От перечня зависит и схема подписей, и стоимость.

Шаг второй: принять локальный нормативный акт. Статья 22.2 перечисляет, что в нём должно быть: информационная система, порядок доступа работников, перечень документов и категорий работников, сроки уведомления, дата введения. Если в компании есть профсоюз, акт принимается с учётом его мнения.

Шаг третий: уведомить работников и собрать согласия. Каждого уведомляют о переходе и о праве дать согласие. Согласие письменное; молчание считается отказом.

Шаг четвёртый: выдать доступы и подписи и запустить первые процессы.

Кого можно не спрашивать

Согласие не требуется от тех, кто принят на работу после 31 декабря 2021 года и у кого по состоянию на 31 декабря 2021 года не было трудового стажа. Проще говоря — от тех, для кого эта работа первая и началась она в 2022 году или позже.

Для всех остальных согласие обязательно, и отказ ничего для работника не меняет: он продолжает работать с бумажными документами, а обеспечить это — обязанность работодателя.

Практический вывод: в компании с молодым коллективом доля работающих на бумаге будет небольшой сама собой, а в компании со стажем стоит заранее заложить смешанный порядок.

Как разговаривать с коллективом

Это единственный шаг, который нельзя ускорить настройкой системы, и он же чаще всего проваливается.

Типичное возражение — «зачем мне подписывать электронно, я и так подпишу». За ним обычно стоит опасение, что подпись где-то используют без ведома. Отвечать на него стоит содержательно: показать, где хранятся документы, как выглядит журнал подписаний, что работник видит те же документы, что и кадровик.

Второе возражение — «у меня нет компьютера». Личный кабинет открывается с телефона, и это стоит показать, а не сказать.

Третье — «а вдруг потом ничего не найду». Здесь помогает демонстрация архива: в электронном виде свои документы работник находит быстрее, чем в кадровой службе.

С чего начинать запуск

Правильный порядок — от массового и простого к редкому и сложному.

Сначала ознакомления с локальными актами и заявления на отпуск: их много, требования к подписи мягкие, эффект виден в первый же месяц.

Потом приказы по личному составу и служебные записки.

И только затем трудовые договоры, дополнительные соглашения и увольнения — там, где нужна усиленная подпись и где ошибка дороже.

Обратный порядок тоже встречается: компания начинает с трудовых договоров, упирается в выдачу усиленных подписей всему штату и останавливается на полпути.

Что остаётся неизменным

Переход не отменяет ни одной кадровой обязанности. Сроки оформления, состав документов, правила хранения, подача сведений в фонд и в военкомат остаются прежними.

Не отменяются и бумажные исключения статьи 22.1: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, документы об инструктаже по охране труда.

И архив никуда не девается: то, что подписано на бумаге, хранится на бумаге по своим срокам.

Что делаем мы

Готовим комплект: проект локального акта, уведомление, форму согласия, порядок применения простой электронной подписи.

Подбираем схему подписей под ваш перечень документов, чтобы не покупать лишнего.

Настраиваем систему, доступы и маршруты согласования, связываем с кадровым учётом и, если нужно, с 1С.

Проводим обучение кадровой службы и сопровождаем первые недели — там, где вопросы возникают чаще всего.