Хранение кадровых документов: сроки и электронный архив

Что не меняется

Сроки хранения кадровых документов установлены отдельно от того, в каком виде документ создан. Приказы по личному составу, трудовые договоры, личные карточки, документы о начислении заработной платы — у каждой категории свой срок, и электронная форма его не сокращает.

Не меняется и обязанность обеспечить сохранность. Утрата электронного документа — такая же утрата, как исчезновение бумажного оригинала, а «сломался сервер» — не оправдание.

Не меняется и то, что архив может понадобиться: работник вправе запросить документы, связанные с работой, и через десять лет после увольнения тоже.

Что меняется

Оригинал становится файлом. При кадровом ЭДО электронный документ и есть оригинал, бумажного дубликата не требуется. Это прямо предусмотрено статьёй 22.1 Трудового кодекса.

Появляется вопрос целостности. На бумаге оригинал защищала физическая форма: подчистку видно. В электронном виде эту роль выполняет подпись — по ней можно установить, что документ не изменялся после подписания. Поэтому хранить нужно не только файл, но и подписи к нему.

Появляется вопрос доступности. Файл должен открываться через десять лет — вместе с подписью и возможностью её проверить. Это аргумент за хранение в системе оператора, а не в папке на диске.

Поиск перестаёт быть работой. Единственное изменение, которое кадровая служба замечает сразу.

Что остаётся на бумаге

Четыре категории документов исключены из кадрового электронного документооборота статьёй 22.1: трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.

Их по-прежнему оформляют и хранят на бумаге.

Это стоит держать в голове при планировании архива: полностью безбумажной кадровая служба не становится, и место для хранения всё равно понадобится.

Что делать со старым архивом

Ничего.

Переход не требует переводить бумажный архив в электронный вид. Документы, подписанные на бумаге, остаются бумажными оригиналами и хранятся по своим срокам.

Сканирование архива — отдельное решение, которое принимается ради удобства поиска, а не ради соответствия закону. И важно понимать, что скан бумажного оригинала оригиналом не становится: он остаётся копией, а оригинал по-прежнему нужно хранить.

Смешанный архив: как не запутаться

На практике у компании оказывается три слоя: бумажный архив до перехода, бумажные документы отказавшихся работников и документы четырёх исключённых категорий, и электронный архив всего остального.

Что помогает.

Единый реестр. Поиск должен идти по одному месту, даже если сам документ лежит в разных. Реестр показывает, где искать.

Понятная граница по дате. «С такого-то числа — электронно» проще, чем «по мере готовности подразделений».

Отдельный список отказавшихся. Их документы бумажные, и это нужно видеть до того, как кадровик начнёт искать в системе.

Кто отвечает

Ответственность за сохранность документов лежит на работодателе независимо от носителя и независимо от того, кто технически обеспечивает хранение.

Отсюда практическое требование к системе: возможность выгрузить архив. Не потому, что вы собираетесь уходить от оператора, а потому что документы ваши, и доступ к ним не должен зависеть от одного договора.

Об этом стоит спросить на этапе выбора, а не через пять лет.