Электронная подпись для отчётности

Что подписывают этой подписью

Расчёты и отчёты по сотрудникам, налоговые декларации, сведения о трудовой деятельности, сведения по персонифицированному учёту, ответы на требования, документы в ответ на запросы, обращения в государственные органы.

Один и тот же сертификат работает и здесь, и в кадровом документообороте, и при обмене документами с контрагентами. Покупать отдельный под каждую систему не нужно — это первая и самая частая лишняя трата.

Чей сертификат нужен

Два рабочих варианта.

Руководитель подписывает сам. Сертификат выпущен на того, кто действует без доверенности, — в нём указаны и человек, и организация. Доверенность не требуется.

Подписывает бухгалтер. Ему нужен личный сертификат физического лица и машиночитаемая доверенность от компании. Внутри сертификата — его фамилия, СНИЛС и ИНН; полномочия описаны в доверенности.

Второй вариант встречается чаще: отчётность обычно сдаёт не директор.

Отдельный случай: сторонняя бухгалтерия

Когда учёт ведёт обслуживающая организация, доверенность оформляется на её конкретного сотрудника. Не на компанию целиком — на человека, который будет подписывать.

Полномочия здесь стоит ограничить именно отчётностью. Доверенность с широким перечнем даёт постороннему человеку возможность подписывать за вас документы, к которым он не имеет отношения, и обнаружится это не сразу.

Второй момент — срок. Договор с обслуживающей бухгалтерией может закончиться раньше доверенности, и тогда её нужно отозвать, а не ждать окончания срока.

Сроки и продление

Сертификат организации и предпринимателя действует 15 месяцев, физического лица — 12.

Пятнадцать месяцев — неудобный срок именно тем, что не совпадает с календарным годом: дата окончания приходится на разные месяцы и не запоминается.

Продлить сертификат нельзя. Вместо продления выпускается новый, и пока прежний ещё действует, это обычно проходит удалённо, без визита. После истечения срока снова нужна личная идентификация.

Мы ведём даты окончания сертификатов и доверенностей и предупреждаем заранее — так, чтобы перевыпуск не пришёлся на неделю сдачи отчётности.

Что настраивается после выпуска

Криптопровайдер и лицензия к нему, расширение браузера, корневые сертификаты, проверка, что подпись видна в нужном сервисе.

Отдельно проверяется связка «сертификат плюс доверенность»: она должна проходить именно в той системе, где вы сдаёте отчётность. Это стоит проверить в спокойный день, а не в последний день срока.

Всё перечисленное входит в стоимость и отдельно не оплачивается.