Заявления сотрудников в электронном виде: отпуск, перевод, справки

Почему начинать стоит с них

Кадровый электронный документооборот обычно внедряют «сверху» — с трудовых договоров, потому что они кажутся главными. На практике эффект даёт обратный порядок.

Договоров в компании на сто человек заключается несколько десятков в год. Заявлений, ознакомлений и служебных записок — сотни. Именно они съедают время кадровика и заставляют сотрудника идти в другой корпус.

И требования к подписи у них мягче: для большинства заявлений достаточно простой электронной подписи. Значит, запуск не упирается в выдачу усиленных подписей всему штату.

Что переводится в электронный вид

Заявление на ежегодный отпуск и на отпуск без сохранения заработной платы.

Заявление на отпуск по уходу за ребёнком, на учебный отпуск, на дополнительные дни.

Заявление о переносе отпуска и об отзыве из него.

Заявление о выдаче документов, связанных с работой: справок, копий приказов, сведений о трудовой деятельности.

Служебные записки — на командировку, на изменение графика, на доплату.

Ознакомления: с приказами, графиком отпусков, локальными нормативными актами.

Отдельно — заявление об увольнении и его отзыв: они тоже переводятся, но подписываются усиленной подписью.

Как устроен маршрут

Работник открывает кабинет, выбирает вид заявления, указывает даты. Система подставляет остаток дней отпуска, если речь о нём, и не даёт запросить больше, чем есть.

Заявление уходит по маршруту согласования: непосредственный руководитель, при необходимости — вышестоящий, затем кадровая служба.

После согласования формируется приказ, который сотрудник подписывает или с которым знакомится — в зависимости от вида документа.

Данные попадают в табель и в расчёт: отпуск проставляется без отдельного действия, отпускные считаются по приказу.

Что важно закрепить заранее

Простая электронная подпись работает только тогда, когда её применение описано. В локальном акте должно быть сказано, какие документы подписываются простой подписью, как она создаётся, как устанавливается принадлежность подписи конкретному человеку.

Это не формальность: без такого описания подписанное заявление в споре превращается в обычную запись в базе.

Второе, что стоит зафиксировать до запуска, — маршруты. Электронный документооборот делает видимым то, что раньше решалось разговором в коридоре: если непонятно, кто согласует заявление на отгул, система это непонимание покажет, а не устранит.

Что остаётся на бумаге

Приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, документы об инструктаже по охране труда, трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности — исключения статьи 22.1.

И всё, что подают сотрудники, не давшие согласия на электронное взаимодействие.

Как мы это запускаем

Считаем поток: сколько заявлений и ознакомлений проходит через кадровую службу в месяц. Обычно цифра оказывается заметно больше ожидаемой.

Описываем маршруты и готовим локальный акт с порядком применения простой подписи.

Настраиваем формы и связку с кадровым учётом, чтобы остатки отпуска подставлялись, а не проверялись вручную.

Запускаем на одном подразделении, потом на остальных, — так проще поймать несостыковки в маршрутах, пока их немного.