Кадровый учёт: штатное расписание, табель, отпуска и воинский учёт

Из чего складывается кадровый учёт

Формально — из документов, которые обязана иметь организация с наёмными работниками: штатное расписание, трудовые договоры, приказы по личному составу, табель учёта рабочего времени, график отпусков, личные карточки, документы по персональным данным и воинскому учёту.

Фактически — из одной таблицы данных о людях и множества документов, которые из неё следуют. Сотрудник принят на должность из штатного расписания, на этот приём есть приказ, из приказа берётся дата для табеля, из табеля — отработанное время для расчёта, а из даты приёма считается стаж для отпуска.

Когда всё это лежит в разных файлах, расхождения появляются не из-за небрежности, а из-за самой конструкции: одно и то же число приходится вводить пять раз.

Что закрывает система

Штатное расписание. Список должностей с окладами и количеством ставок. Приём и перевод сотрудника выполняются по строке штатки, а не мимо неё, — поэтому «полторы ставки на одной должности» перестают появляться незаметно.

Табель учёта рабочего времени. Обязанность вести точный учёт отработанного времени закреплена статьёй 91 Трудового кодекса. В системе табель заполняется по графику и корректируется отклонениями: отпуск, больничный, командировка попадают в него из соответствующих документов.

График отпусков. Утверждается не позднее чем за две недели до начала календарного года (статья 123 Трудового кодекса) и обязателен для обеих сторон. Система следит за остатками дней и предупреждает о неотгулянных.

Приказы по личному составу. Приём, перевод, отпуск, командировка, увольнение, поощрение, дисциплинарное взыскание. Каждый собирается из данных, а не набирается заново.

Личные дела и персональные данные. Хранение документов сотрудника, согласия на обработку, сроки хранения.

Воинский учёт. Отдельная обязанность со своими формами и сроками, разобранная на отдельной странице.

Что меняется с переходом

Первое, что замечают кадровики, — исчезает сверка. Не становится быстрее, а именно исчезает: сверять нечего, данные одни.

Второе — видно состояние. Сколько ставок занято, у кого копится отпуск, кто в командировке, у кого заканчивается срочный договор. Раньше на любой такой вопрос уходил день.

Третье — расчёт зарплаты перестаёт зависеть от того, успел ли кадровик передать табель. Он не передаёт табель: расчёт берёт его сам.

Кому это нужно раньше остальных

Компаниям с текучестью. Розница, общепит, склады, охрана: приём и увольнение идут потоком, и ручное оформление превращается в отдельную работу.

Компаниям с филиалами. Когда кадровик в одном городе, а сотрудники в пяти, обмен сканами перестаёт работать примерно на второй сотне человек.

Компаниям с проверками. Трудовая инспекция смотрит на комплектность и сроки. Собрать пакет за час и собирать его неделю — разные состояния одной и той же компании.

Растущим компаниям. Порог, за которым таблицы перестают справляться, обычно проходит незаметно — где-то между пятьюдесятью и сотней человек.

Как мы это делаем

Начинаем с разбора, что у вас уже есть: какие документы ведутся, где лежат данные, что дублируется. Обычно на этом шаге находится половина будущей экономии.

Дальше подбираем конфигурацию под размер штата и переносим данные: сотрудники, должности, остатки отпусков, сведения воинского учёта. Проверяем на одном закрытом периоде — расчёт по-старому и по-новому должны сойтись.

Потом настраиваем то, что связывает контур с остальным: обмен с 1С, электронную подпись, кадровый ЭДО, если он нужен.

И остаёмся на связи: первые два-три месяца вопросы возникают не по программе, а по тому, как оформить нестандартную ситуацию, — на них тоже отвечаем.