Штатное расписание: как составить, утвердить и вести

Что это за документ

Штатное расписание перечисляет структурные подразделения, должности, количество ставок по каждой и размер оплаты. Оно отвечает на вопрос «кого организация вправе принять и на каких условиях», а не «кто в ней работает».

Именно поэтому в нём есть вакантные ставки: занятость показывает не расписание, а список сотрудников.

Что в нём заполняется

Стандартная форма Т-3 состоит из строк со структурным подразделением, названием должности, количеством штатных единиц, тарифной ставкой или окладом, надбавками и месячным фондом.

Две графы вызывают больше всего вопросов.

Количество штатных единиц. Дробные значения допустимы: 0,5 или 1,75 ставки — нормальная запись для совместительства и неполного времени.

Надбавки. Если доплата зависит от результата и меняется, в штатке указывают порядок её определения со ссылкой на положение об оплате труда, а не фиксированную сумму.

Как утверждают

Расписание утверждается приказом руководителя, в приказе указывается дата введения в действие. Дата приказа и дата введения могут отличаться: расписание утверждают заранее, а вводят с первого числа месяца.

Согласование с профсоюзом требуется, если такое условие есть в коллективном договоре.

Как вносят изменения

Два рабочих способа.

Приказ о внесении изменений. Подходит, когда правок одна-две: добавить должность, переименовать подразделение, изменить оклад.

Новая редакция. Удобнее при массовых изменениях, например при ежегодной индексации. Прежняя редакция сохраняется — по ней потом восстанавливают, каким был оклад в конкретном месяце.

Отдельный случай — сокращение. Здесь изменение штатного расписания оформляется заранее и сопровождается процедурой, установленной статьями 74 и 180 Трудового кодекса: уведомление, предложение вакансий, сроки. Само по себе исключение ставки из документа сотрудника не увольняет.

Где обычно ломается

Расписание ведётся, приём идёт мимо. Человека принимают на должность, которой в штатке нет, а расписание правят задним числом. Через год из этого вырастает расхождение с трудовыми договорами, которое видно в первой же проверке.

Оклады в расписании и в договорах разные. Договор изменили допсоглашением, штатку — нет. Формально в такой ситуации действует договор, но объяснять придётся долго.

Название должности сокращено «для удобства». Для большинства должностей это ни на что не влияет. Для работ с вредными условиями, льготами и досрочной пенсией — влияет прямо: название должно совпадать с квалификационным справочником или профстандартом, иначе сотрудник теряет право, о котором узнает через пятнадцать лет.

Расписание есть, но его никто не открывает. Тогда это не документ, а файл. Смысл появляется, когда приём и перевод выполняются по строке расписания и заявка на подбор тоже.

Как это выглядит в системе

Штатное расписание ведётся как справочник: подразделения, должности, ставки, оклады, история изменений с датами.

Приём сотрудника выполняется выбором свободной ставки — принять на несуществующую должность просто не получится. Перевод меняет ставку и одновременно готовит приказ и дополнительное соглашение.

Оклад из расписания попадает в расчёт зарплаты, а не переносится руками. Отчёт по занятости показывает, сколько ставок свободно и где, — обычно этот отчёт оказывается самой востребованной частью.

История редакций хранится: на вопрос «какой оклад был по этой должности в марте прошлого года» отвечает система, а не поиск по папке с приказами.