Кадровый электронный документооборот (КЭДО)

Что это на самом деле меняет

Обычная формулировка — «отказ от бумаги». Она верна, но не объясняет, почему компании берутся за это в первую очередь не ради экономии.

Главное следствие в другом: кадровый документ перестаёт зависеть от географии. Сотрудник в другом городе, на вахте, в отпуске или на удалёнке подписывает заявление и знакомится с приказом там, где он есть, а не там, где лежит папка.

Второе следствие — сроки. Ознакомить триста человек с новым положением об оплате труда бумажным способом — это две недели и неполный охват. Электронным — день и точный список тех, кто ещё не открыл документ.

Третье — исчезает потеря. Оригинал не может уехать домой в сумке или остаться в подразделении, потому что оригинал один и он в системе.

Какие документы переводятся

Практически весь оборот с работником: трудовые договоры и дополнительные соглашения, приказы по личному составу, заявления на отпуск и перевод, служебные записки, графики, ознакомление с локальными нормативными актами, уведомления, согласия на обработку персональных данных.

И четыре исключения, которые остаются на бумаге по статье 22.1: трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, документы об инструктаже по охране труда.

Как устроен переход

Решение и локальный акт. Работодатель принимает акт о введении электронного документооборота: какие документы переводятся, каких подразделений это касается, какая информационная система используется, как работник получает доступ.

Уведомление и согласие. Каждого работника уведомляют о переходе, и он даёт письменное согласие. Тот, кто согласия не дал, продолжает работать с бумагой — за компанией остаётся обязанность обеспечить ему такую возможность за свой счёт.

Отдельное правило действует для принятых на работу после 31 декабря 2021 года, у которых нет трудового стажа до этой даты: их согласия на переход не требуется.

Подписи. Работодатель получает квалифицированный сертификат, работники — подписи в системе. Какие именно, зависит от того, какие документы вы переводите.

Запуск процессов. Начинать имеет смысл с массовых и простых: ознакомления, заявления на отпуск. Трудовые договоры и увольнения подключать вторым шагом, когда порядок обкатан.

Чего ждать не стоит

Что бумага исчезнет сразу. Первый год почти всегда смешанный: часть сотрудников не дала согласия, часть документов в исключениях, часть архива на бумаге.

Что процесс станет проще сам по себе. Электронный документооборот ускоряет то, что уже описано. Если порядок согласования не описан, он не ускорится, а станет заметнее.

Что подпись у всех появится за день. Выдача подписей — самая длинная часть внедрения в компании с большим штатом, и планировать её нужно заранее.

С чего начинаем мы

Смотрим, какие процессы дают больше всего подписей в месяц, — обычно это ознакомления и заявления на отпуск. Считаем, сколько времени на них уходит сейчас.

Готовим комплект для перехода: локальный акт, уведомление, форму согласия. Подбираем схему подписей под ваш набор документов, чтобы не покупать усиленные подписи там, где хватает простой.

Настраиваем систему, при необходимости связываем её с 1С, обучаем кадровую службу и сопровождаем первые недели, пока вопросы возникают чаще обычного.