Электронная подпись сотруднику организации

Что изменилось и почему

До 1 марта 2024 года существовали сертификаты, где вместе с фамилией сотрудника указывалась организация. Такой подписью бухгалтер подписывал документы за компанию, и никаких дополнительных документов не требовалось.

Эти сертификаты больше не выпускаются. Действующий порядок разделил две вещи: кто подписал и на каком основании он это сделал.

Кто подписал — сертификат физического лица. Внутри фамилия, имя, отчество, СНИЛС и ИНН.

На каком основании — машиночитаемая доверенность от организации. Отдельный электронный документ с перечнем полномочий, который передаётся вместе с подписанным файлом.

Почему так удобнее

Разделение выглядит усложнением, но на практике решает старую проблему.

Раньше при увольнении сотрудника нужно было отзывать его сертификат, а до отзыва он формально мог подписывать документы за компанию. Теперь достаточно отозвать доверенность: подпись остаётся личной собственностью человека, а полномочия исчезают.

То же и с изменением обязанностей: перевели бухгалтера на другой участок — переоформили доверенность, сертификат не тронули.

И третье: доверенность видна получателю документа. Контрагент или государственный орган видит не только подпись, но и на каком основании она поставлена.

Кому подпись действительно нужна

Здесь компании чаще всего переплачивают.

Квалифицированный сертификат нужен тем, кто подписывает документы во внешнем обороте: отчётность, договоры, закрывающие документы, документы в государственные органы. Обычно это несколько человек: главный бухгалтер, кадровик, закупщик, кладовщик.

Остальным работникам он не нужен вовсе. Внутри кадрового электронного документооборота сотрудник подписывает заявления и ознакомления простой электронной подписью, а трудовой договор и другие ключевые документы — усиленной неквалифицированной, которую выдаёт сама система. Покупать для этого квалифицированный сертификат не требуется.

Практический ориентир: в компании на двести человек подписывающих обычно пять-шесть, а не двести.

Как оформляется доверенность

Доверенность создаётся в машиночитаемом формате и подписывается квалифицированной подписью руководителя.

В ней указываются организация, сотрудник, срок действия и перечень полномочий. Перечень стоит составлять по фактическим задачам: доверенность «на все действия» удобна ровно до первого разбирательства.

Срок задаёт организация. Разумная практика — привязывать его к сроку сертификата сотрудника, чтобы оба документа заканчивались одновременно и продлевались одним заходом.

Что делаем мы

Разбираем, кто у вас реально подписывает документы и какие. Обычно после этого список сокращается.

Оформляем сертификаты и доверенности одним пакетом: заявления готовятся вместе, и это быстрее, чем оформлять каждого отдельно.

Настраиваем рабочие места и проверяем, что подпись с доверенностью проходит в тех сервисах, где она нужна, — это стоит проверить до того, как отчётность станет срочной.

Ведём сроки сертификатов и доверенностей и предупреждаем заранее. Доверенность, закончившаяся в день сдачи отчётности, останавливает работу так же надёжно, как истёкшая подпись.