Электронная трудовая книжка: что это и как её посмотреть

Что это такое

С 2020 года сведения о трудовой деятельности работника ведутся в электронном виде в информационной системе Социального фонда России. Их и называют электронной трудовой книжкой, хотя формально это именно сведения, а не прежний документ в новом обличье.

Наполняет их работодатель: при приёме, переводе, изменении наименования организации, подаче работником заявления о выборе формы книжки и при увольнении он передаёт сведения в фонд.

Где её посмотреть

Работник смотрит свои сведения сам, и это принципиальное отличие от бумажной книжки, которая лежала в сейфе у кадровика.

Доступные способы: личный кабинет на портале государственных услуг, личный кабинет на сайте Социального фонда, обращение в многофункциональный центр, запрос у работодателя по последнему месту работы.

Выписка выдаётся в электронном виде с подписью и принимается как документ — например, при устройстве на новую работу или при оформлении кредита.

Кто её ведёт, а кто нет

Тем, кто впервые вышел на работу начиная с 2021 года, бумажную книжку не заводят: у них только электронные сведения.

Остальные выбирали сами. Тот, кто подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности, получил бумажную книжку на руки; тот, кто заявление не подавал, продолжает вести обе формы.

Обратный переход не предусмотрен: выбор электронного варианта окончательный.

Что обязан делать работодатель

Передавать сведения о кадровых событиях в установленный срок. Для приёма и увольнения он самый короткий, и именно его нарушают чаще всего, потому что кадровое событие и отчётность живут в разных головах.

Выдавать работнику сведения о трудовой деятельности при увольнении и по его заявлению в период работы.

Вести бумажные книжки тех, кто их сохранил, и хранить их по правилам.

Частая путаница

«Мы перешли на электронные трудовые, значит, у нас кадровый ЭДО». Нет, это разные вещи. Сведения о трудовой деятельности исключены из статьи 22.1 Трудового кодекса, и электронный кадровый документооборот вводится отдельно — локальным актом, с уведомлением и согласиями.

«Электронная книжка — это файл, который лежит у нас». Она в системе фонда. У работодателя есть только обязанность вовремя её пополнять.

«Работник может попросить вернуть бумажную». Не может: возврат не предусмотрен.

Как это выглядит в системе

Приём, перевод и увольнение оформляются один раз, а сведения для фонда формируются из этих же данных — без переноса и повторного набора.

Сроки подачи видны заранее: система показывает события, по которым отчёт ещё не ушёл.

Отдельно ведётся учёт того, кто из работников выбрал электронный формат, а кому продолжают вести бумажную книжку. На практике этот список нужен постоянно и обычно не поддерживается нигде.