Табель учёта рабочего времени: как вести и что в нём отмечать

Что он подтверждает

Табель отвечает на один вопрос: сколько времени каждый сотрудник отработал в этом месяце и что происходило в дни, когда он не работал.

Из этого ответа следует почти вся зарплата: оклад за неполный месяц, доплаты за ночные и праздничные часы, оплата сверхурочных, начисления по среднему заработку.

И он же оказывается главным доказательством в спорах. Когда сотрудник утверждает, что задерживался, а компания — что нет, смотрят табель. Если в нём стоит ровно восемь часов каждый день на протяжении года, побеждает обычно не компания.

Кто и когда его заполняет

Ведение поручают приказом: чаще всего руководителю подразделения или назначенному табельщику, реже — кадровику централизованно.

Заполняют либо ежедневно, либо методом отклонений: по умолчанию проставляется работа по графику, а вручную вносятся только отпуска, больничные, командировки и переработки. Второй способ распространён шире, потому что он и быстрее, и меньше ошибается.

Закрывается табель до расчёта зарплаты: сначала документ, потом начисление, а не наоборот.

Что в нём отмечают

Явки и неявки с разбивкой по причинам, отработанные часы, в том числе ночные, работу в выходные и праздники, сверхурочные, отпуска всех видов, больничные, командировки, простои, прогулы и отстранения.

Тонкое место — дни, о которых на момент закрытия табеля ещё ничего не известно. Сотрудник не вышел, причина не ясна. Ставить прогул нельзя: он должен быть подтверждён. В таких случаях используют отметку о неявке по невыясненным причинам, а когда причина выясняется, табель корректируют.

Где обычно ломается

Табель заполняется задним числом за весь месяц. Тогда он показывает не факт, а представление о нём, и в спорной ситуации не защищает никого.

Отклонения не совпадают с приказами. В приказе отпуск с четырнадцатого, в табеле — с пятнадцатого. Разница в один день превращается в перерасчёт и в вопрос при проверке.

Сверхурочные не отражают, потому что «они не оплачиваются». Оплата от этого не исчезает, а вот доказательство её отсутствия — да.

Работа в выходной оформлена без приказа. Само по себе это нарушение порядка, а в табеле выглядит просто как явка в субботу.

Как это выглядит в системе

Табель строится сам: система знает график работы каждого сотрудника, приказы об отпусках и командировках, больничные листы и производственный календарь с переносами.

Кадровику остаётся внести то, что нельзя вывести из документов, — фактические переработки и отклонения, о которых система не знает.

Дальше закрытый табель уходит в расчёт напрямую. Оклад делится по норме времени, ночные и праздничные часы попадают в доплаты, средний заработок считается по тем же данным.

Побочный, но заметный эффект — исчезает расхождение между кадровым и бухгалтерским представлением о месяце. Оно берётся ровно из того, что табель существовал в двух экземплярах: у табельщика и у расчётчика.