Электронная подпись сотруднику и машиночитаемая доверенность в Дубне

Порядок, при котором сотрудник подписывает документы за компанию, изменился с 1 марта 2024 года. Прежние сертификаты, где рядом с фамилией бухгалтера или менеджера стояло название организации, больше не выпускаются. Вместо них — личная подпись физического лица и машиночитаемая доверенность от компании.

Разница не только техническая. Сертификат теперь принадлежит человеку: в нём его фамилия, СНИЛС и ИНН, и он остаётся при владельце при смене работы. А то, что человек вправе делать от имени компании, описано отдельным документом — доверенностью, которую можно изменить или отозвать, не трогая сам сертификат.

На практике это оказалось удобнее прежнего порядка. Уволился сотрудник — доверенность отозвали, и подписывать за компанию он больше не может, хотя его личная подпись продолжает действовать. Раньше приходилось отзывать сам сертификат.

Кому именно нужна такая подпись, зависит от того, кто реально подписывает документы. Обычно это главный бухгалтер, кадровик, менеджер по закупкам и материально ответственные лица. Остальным сотрудникам квалифицированный сертификат не нужен вовсе: для кадровых документов внутри компании применяются другие подписи, которые выдаёт сама информационная система.

Доверенность оформляется в машиночитаемом формате — это файл, который передаётся вместе с подписанным документом. Полномочия в ней перечисляются явно, поэтому её стоит составлять по фактическим задачам, а не «на всё»: во втором случае при уходе сотрудника приходится спешно разбираться, что именно он мог подписать.

Расхождение в реквизитах — самая частая причина отказа. Устаревший адрес в реестре, смена паспорта, ошибка в отчестве: всё это выясняется уже после оплаты, если реквизиты не проверить заранее.

Если сертификат заканчивается, а его владелец в отпуске или на больничном, подписывать документы становится некому. Именно поэтому сроки стоит вести заранее, а не вспоминать о них в последнюю неделю.

Квалифицированная подпись приравнена к собственноручной по закону — без дополнительных соглашений между сторонами. Простая и неквалифицированная работают только там, где стороны об этом договорились, или внутри конкретного сервиса: например, подпись из личного кабинета налогоплательщика действует только в сервисах налоговой.

Если подпись уже есть и вы просто не уверены, подойдёт ли она для кадровых документов, — покажите её нам до покупки новой. Часто оказывается, что имеющейся достаточно.