Электронная подпись сотруднику и машиночитаемая доверенность в Талице

Порядок, при котором сотрудник подписывает документы за компанию, изменился с 1 марта 2024 года. Прежние сертификаты, где рядом с фамилией бухгалтера или менеджера стояло название организации, больше не выпускаются. Вместо них — личная подпись физического лица и машиночитаемая доверенность от компании.

Разница не только техническая. Сертификат теперь принадлежит человеку: в нём его фамилия, СНИЛС и ИНН, и он остаётся при владельце при смене работы. А то, что человек вправе делать от имени компании, описано отдельным документом — доверенностью, которую можно изменить или отозвать, не трогая сам сертификат.

На практике это оказалось удобнее прежнего порядка. Уволился сотрудник — доверенность отозвали, и подписывать за компанию он больше не может, хотя его личная подпись продолжает действовать. Раньше приходилось отзывать сам сертификат.

Кому именно нужна такая подпись, зависит от того, кто реально подписывает документы. Обычно это главный бухгалтер, кадровик, менеджер по закупкам и материально ответственные лица. Остальным сотрудникам квалифицированный сертификат не нужен вовсе: для кадровых документов внутри компании применяются другие подписи, которые выдаёт сама информационная система.

Доверенность оформляется в машиночитаемом формате — это файл, который передаётся вместе с подписанным документом. Полномочия в ней перечисляются явно, поэтому её стоит составлять по фактическим задачам, а не «на всё»: во втором случае при уходе сотрудника приходится спешно разбираться, что именно он мог подписать.

На один носитель обычно помещается несколько сертификатов, поэтому покупать отдельный токен под каждую подпись не нужно. Это первое место, где компании переплачивают по неопытности.

Срок действия сертификата организации и предпринимателя — 15 месяцев, сертификата физического лица — 12. Продлить действующий нельзя: вместо продления выпускается новый.

В кадровом электронном документообороте подпись выбирается под документ. Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, согласие на перевод и заявление об увольнении работник подписывает усиленной подписью; для заявлений и ознакомлений достаточно простой, если её применение закреплено локальным актом.

Забрать сертификат в Талице можно по адресу ул. Ленина, 73, офис. 31 (09:00-18:00, пн, вт, ср, чт, пт). Это не единственная точка: всего в городе их 4 — подскажем ближайшую к вам.

Кроме подписи в Талице мы подключаем то, ради чего она обычно и нужна: кадровый электронный документооборот, учёт персонала, расчёт зарплаты и обмен документами с контрагентами. Собирать это по разным поставщикам не придётся.