Приём и увольнение сотрудника: документы и порядок

Приём и увольнение — два кадровых события, которые чаще всего оспаривают. Оба состоят из короткой последовательности действий, и порядок в них важнее скорости.

Приём: что происходит по шагам

Документы от кандидата. Перечень установлен статьёй 65 Трудового кодекса: паспорт, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, документ воинского учёта для военнообязанных, документ об образовании, если работа требует квалификации, справка об отсутствии судимости — там, где закон это требует. Требовать документы сверх перечня нельзя.

Ознакомление под роспись. До подписания трудового договора работника знакомят с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и локальными нормативными актами, связанными с его работой. Порядок именно такой: сначала ознакомление, потом договор.

Трудовой договор. В двух экземплярах, один — работнику, с его подписью на экземпляре работодателя о получении.

Приказ о приёме. С 2021 года издавать его необязательно, но он остаётся удобным основанием для табеля, расчёта и остальных документов.

Кадровые действия следом. Сведения о приёме подаются в Социальный фонд, а если работник состоит на воинском учёте — сведения в военный комиссариат в течение пяти дней. Оформляются личная карточка, согласие на обработку персональных данных, при необходимости — договор о материальной ответственности.

Испытательный срок

Условие об испытании действует, только если оно есть в трудовом договоре. Если работник допущен к работе без оформления, условие об испытании включают в договор, лишь когда стороны оформили его отдельным соглашением до начала работы.

Максимальный срок — три месяца, для руководителей и главных бухгалтеров — шесть. Есть категории, которым испытание не устанавливается (статья 70), — среди них беременные женщины, женщины с детьми до полутора лет, несовершеннолетние.

Увольнение: где чаще всего ошибаются

Основание сформулировано не по кодексу. В приказе и в записи должна стоять формулировка с точной ссылкой на статью, часть и пункт.

Не соблюдены сроки предупреждения. У каждого основания они свои, и у сокращения они самые длинные.

Расчёт не в последний день. Все суммы выплачиваются в день увольнения; если работник в этот день не работал — не позднее следующего дня после его требования (статья 140).

Не выдали документы. Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности выдаются в день прекращения договора.

Уволили в период, когда нельзя. По инициативе работодателя нельзя уволить работника в период временной нетрудоспособности и в отпуске, кроме случая ликвидации организации.

Что меняет электронный формат

Приём и увольнение — процессы с большим числом подписей: договор, ознакомления, согласия, приказ, заявление. Если компания перешла на кадровый электронный документооборот, весь комплект подписывается онлайн, и удалённому сотруднику не нужно ехать в офис.

Здесь есть ограничение, о котором важно знать заранее: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв работник подписывает усиленной подписью — простой электронной для них недостаточно. Остальные документы могут подписываться проще, если это закреплено в локальном акте.

Как это выглядит в системе

Комплект документов собирается из введённых данных: договор, приказ, карточка, согласия. Один ввод — все документы.

Сроки видны заранее: подача сведений в фонд, в военкомат, вручение экземпляра договора. Ничего не нужно помнить наизусть.

Увольнение готовится тем же способом: система рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск по остаткам, которые вела весь год, формирует приказ и документы к выдаче.

А если подключён кадровый ЭДО — подписание идёт онлайн, и последний рабочий день перестаёт быть днём беготни с бумагами.

Оформлять приём и увольнение из системы

Покажем, как комплект документов собирается по введённым данным, а сотрудник подписывает их онлайн.

Смотрите также

Частые вопросы

В какой срок оформляется приказ о приёме?

Трудовой договор заключается при приёме на работу, а если работник фактически допущен к работе с ведома работодателя — оформляется не позднее трёх рабочих дней со дня допуска (статья 67 Трудового кодекса). Приказ о приёме издаётся на основании договора; с 2021 года он не обязателен, но большинство компаний продолжает его оформлять, потому что он удобен как основание для остальных документов.

Обязательно ли вести трудовую книжку на бумаге?

Тем, кто впервые устроился на работу начиная с 2021 года, бумажную трудовую книжку не заводят: сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде. Остальным её ведут, если работник не выбрал электронный вариант. Отказаться от бумажной книжки — право работника, а не решение работодателя.

Что выдают сотруднику в последний рабочий день?

Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, расчёт по заработной плате, а также справки, которые работодатель обязан выдать при увольнении. По письменному заявлению выдаются копии документов, связанных с работой.

Можно ли отозвать заявление об увольнении?

Да, работник вправе отозвать его до истечения срока предупреждения, если на его место не приглашён в письменной форме другой работник, которому нельзя отказать в заключении трудового договора (статья 80).

Можно ли уволиться раньше, чем через две недели?

Да, если стороны договорились. Двухнедельный срок предупреждения установлен в интересах работодателя, и он вправе от него отказаться. Есть и случаи, когда работодатель обязан расторгнуть договор в указанный работником срок, — они перечислены в статье 80.