Отпускные: как считаются и когда выплачиваются

Почему сумма отличается от зарплаты

Отпускные считаются от среднего заработка за двенадцать предшествующих месяцев, а не от текущего оклада. Значит, в них попадает всё, что было за год: премии, доплаты, повышения — и, наоборот, месяцы, отработанные не полностью.

Отсюда два эффекта, которые вызывают вопросы у сотрудников.

Первый: у двух работников с одинаковым окладом отпускные разные, потому что у одного была квартальная премия, а у другого — месяц больничного.

Второй: сумма отпускных за 28 календарных дней обычно не равна месячному окладу, потому что расчёт идёт по календарным дням, а оклад — по рабочим.

Как считается

Шаг первый — расчётный период. Двенадцать календарных месяцев перед месяцем начала отпуска. Отработал меньше — берётся фактический период.

Шаг второй — база. Все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда: оклад, доплаты, надбавки, премии по положению. Не входят выплаты социального характера и суммы, начисленные за исключаемые периоды.

Шаг третий — количество дней. Полностью отработанный месяц даёт 29,3 календарных дня. Для неполного месяца считается доля: 29,3 делится на число календарных дней месяца и умножается на календарные дни, приходящиеся на отработанное время.

Шаг четвёртый — средний дневной заработок. База делится на сумму дней, полученную на третьем шаге.

Шаг пятый — сумма. Средний дневной заработок умножается на число календарных дней отпуска.

Отдельные случаи, где чаще всего ошибаются

Повышение оклада в расчётном периоде. Если оклады повысили по организации или подразделению, средний заработок индексируется. Порядок зависит от того, когда произошло повышение — до начала отпуска, в расчётном периоде или во время отпуска.

Премии. Учитываются по правилам, зависящим от вида премии и от того, полностью ли отработан расчётный период. Годовая премия учитывается независимо от времени её начисления, если она за предшествующий год.

Совместительство и неполное время. Расчёт ведётся по каждому месту работы отдельно.

Отпуск сразу после декрета. Расчётный период весь состоит из исключаемых периодов, и берётся предшествующий им период.

Компенсация за неиспользованный отпуск. Считается тем же средним дневным заработком, но количество дней определяется по остатку, накопленному за стаж.

Сроки и последствия их нарушения

Отпускные выплачиваются не позднее чем за три дня до начала отпуска. Кодекс не уточняет, календарных или рабочих; безопасная практика — календарные, с выплатой заранее.

Если срок нарушен, у работника появляется право требовать переноса отпуска (статья 124), а у работодателя — обязанность выплатить проценты за задержку по статье 236, независимо от наличия вины.

Именно из-за этого срока не работает схема «напишите заявление, и завтра в отпуск»: формально отпуск вне графика по соглашению возможен, но выплата уже нарушает норму.

Как это выглядит в системе

База для среднего заработка накапливается сама: каждое начисление сразу попадает в неё с правильным признаком, а исключаемые периоды берутся из кадровых документов.

Приказ об отпуске запускает расчёт: не нужно отдельно сообщать бухгалтерии, кто и когда уходит.

Срок выплаты контролируется: система показывает отпуска, по которым три дня истекают, до того как срок нарушен.

Переходящий отпуск распределяется по периодам автоматически, а перерасчёт при повышении окладов выполняется по установленному порядку, а не по памяти расчётчика.