УПД в электронном виде: что это и как подписывать

Что это за документ

Универсальный передаточный документ появился как способ не выставлять два документа там, где хватает одного. Он объединяет счёт-фактуру и первичный учётный документ — товарную накладную при поставке товара или акт при выполнении работ.

Отсюда два статуса.

Статус 1 — документ работает и как счёт-фактура, и как первичный. Это основной вариант для плательщиков НДС.

Статус 2 — только первичный документ, без функции счёта-фактуры. Используется теми, кто НДС не выставляет.

От статуса зависит состав обязательных реквизитов, и именно он чаще всего указывается неверно при первых отправках.

Почему электронный УПД удобнее бумажного

Он подписывается одной подписью с обеих сторон и сразу становится оригиналом. Не нужно печатать в двух экземплярах, отправлять почтой и ждать возврата подписанного.

Статус виден: отправлено, доставлено, подписано, отклонено. Вопрос «вы получили наш УПД» перестаёт задаваться.

Он выгружается в налоговую в установленном формате вместе с подписями — без распечатки и без заверения копий.

И он ложится в учётную систему автоматически, если обмен настроен: данные из документа попадают в учёт без повторного ввода.

Кто подписывает

Счёт-фактура — тот документ, где закон не допускает вариантов: только усиленная квалифицированная подпись. Значит, и УПД в статусе 1 подписывается только ею.

Подписывать может руководитель своим сертификатом или сотрудник — личным сертификатом физического лица вместе с машиночитаемой доверенностью. Полномочия в доверенности должны прямо покрывать подписание первичных документов и счетов-фактур: доверенность, выданная только на отчётность, здесь не подойдёт.

Это стоит проверить заранее, а не в момент отгрузки.

Исправления и корректировки

Исправление применяется, когда в документе ошибка: неверный реквизит, опечатка в наименовании, неправильная дата. Выставляется исправленный документ, который заменяет прежний.

Корректировка — когда стороны согласовали изменение цены или количества уже после отгрузки. Прежний документ остаётся действующим, а корректировочный отражает изменение.

Путаница между этими двумя случаями — самая частая ошибка в работе с УПД, и в электронном виде она видна сразу: система запрашивает основание.

Прослеживаемость и маркировка

Для прослеживаемых товаров электронный документооборот обязателен, и сведения передаются именно через УПД. Для маркируемых товаров переход права собственности тоже оформляется электронным документом.

Здесь важен состав реквизитов: в документе должны быть указаны сведения, требуемые для соответствующей системы. Если товар прослеживаемый, обычный УПД без этих реквизитов не подойдёт, и обнаружится это на стороне получателя.

Как настраивается обмен

Подпись, подключение к оператору, приглашение контрагентов — общий порядок для любого документооборота.

Дальше настраивается выставление из учётной системы: УПД формируется там, где создаётся отгрузка, подписывается и уходит. Для 1С есть готовый модуль, для других систем — интеграция через программный интерфейс.

Отдельно проверяется сопоставление номенклатуры с контрагентом: если названия товаров в системах не совпадают, документ придётся разбирать вручную при каждой поставке.