Электронная подпись для кадровых документов в Ростове-на-Дону

Кадровый электронный документооборот устроен так, что подпись выбирается не один раз на компанию, а под документ. Это прямо следует из статьи 22.3 Трудового кодекса, и от этого напрямую зависит стоимость перехода.

Работодателю нужна усиленная квалифицированная подпись — тот же сертификат, которым сдают отчётность и подписывают документы контрагентам. Отдельной «подписи для кадров» не существует, и покупать вторую не нужно.

Работник подписывает усиленной подписью только короткий перечень документов: трудовой договор и изменения к нему, договор о материальной ответственности, ученический договор, согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв, а также ознакомление с приказом о дисциплинарном взыскании. Всё остальное — заявления на отпуск, служебные записки, ознакомления с локальными актами — можно подписывать простой электронной подписью, если порядок её применения закреплён локальным нормативным актом и соглашением с работником.

Отсюда практический вывод, который экономит компаниям заметные суммы: усиленные подписи не нужны всему штату. Основной поток кадровых документов проходит на простой подписи, которую выдаёт сама информационная система, а квалифицированные сертификаты требуются руководителю и тем, кто подписывает документы за компанию.

Мы разбираем перечень ваших документов до покупки и раскладываем его по уровням подписи. Обычно после такого разбора количество нужных сертификатов сокращается в разы, а сам переход перестаёт упираться в выдачу подписей нескольким сотням человек.

Если сертификат заканчивается, а его владелец в отпуске или на больничном, подписывать документы становится некому. Именно поэтому сроки стоит вести заранее, а не вспоминать о них в последнюю неделю.

Квалифицированная подпись приравнена к собственноручной по закону — без дополнительных соглашений между сторонами. Простая и неквалифицированная работают только там, где стороны об этом договорились, или внутри конкретного сервиса: например, подпись из личного кабинета налогоплательщика действует только в сервисах налоговой.

Сертификат выпускается на человека, а не на должность. Поэтому при смене директора подпись компании не «переоформляется» — выпускается новая, на нового руководителя, а прежняя отзывается.

В Ростове-на-Дону сертификаты выдают по адресу ул. Закруткина, 1/2, офис. 601, этаж 6. Режим работы: 09:00-18:00, пн, вт, ср, чт, пт. В городе работает 12 пунктов выдачи, можно выбрать другой.

Кроме подписи в Ростове-на-Дону мы подключаем то, ради чего она обычно и нужна: кадровый электронный документооборот, учёт персонала, расчёт зарплаты и обмен документами с контрагентами. Собирать это по разным поставщикам не придётся.