Электронная подпись для кадровых документов в Санкт-Петербурге

Кадровый электронный документооборот устроен так, что подпись выбирается не один раз на компанию, а под документ. Это прямо следует из статьи 22.3 Трудового кодекса, и от этого напрямую зависит стоимость перехода.

Работодателю нужна усиленная квалифицированная подпись — тот же сертификат, которым сдают отчётность и подписывают документы контрагентам. Отдельной «подписи для кадров» не существует, и покупать вторую не нужно.

Работник подписывает усиленной подписью только короткий перечень документов: трудовой договор и изменения к нему, договор о материальной ответственности, ученический договор, согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв, а также ознакомление с приказом о дисциплинарном взыскании. Всё остальное — заявления на отпуск, служебные записки, ознакомления с локальными актами — можно подписывать простой электронной подписью, если порядок её применения закреплён локальным нормативным актом и соглашением с работником.

Отсюда практический вывод, который экономит компаниям заметные суммы: усиленные подписи не нужны всему штату. Основной поток кадровых документов проходит на простой подписи, которую выдаёт сама информационная система, а квалифицированные сертификаты требуются руководителю и тем, кто подписывает документы за компанию.

Мы разбираем перечень ваших документов до покупки и раскладываем его по уровням подписи. Обычно после такого разбора количество нужных сертификатов сокращается в разы, а сам переход перестаёт упираться в выдачу подписей нескольким сотням человек.

В кадровом электронном документообороте подпись выбирается под документ. Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, согласие на перевод и заявление об увольнении работник подписывает усиленной подписью; для заявлений и ознакомлений достаточно простой, если её применение закреплено локальным актом.

Работодатель в кадровом ЭДО подписывает ключевые документы квалифицированной подписью, а остальные может подписывать неквалифицированной. Это прямо предусмотрено статьёй 22.3 Трудового кодекса и заметно влияет на стоимость внедрения.

Подпись физического лица остаётся при человеке при смене работы: внутри фамилия, СНИЛС и ИНН, названия компании там нет. Работник может использовать её и в личных делах — на госуслугах, в сделках, при подаче документов.

Забрать готовое можно в Санкт-Петербурге по адресу пр-кт. Ленинский, 168, офис. 323, время работы 09:00-18:00, пн, вт, ср, чт, пт. В городе работает 27 пунктов выдачи, можно выбрать другой.

Если подпись уже есть и вы просто не уверены, подойдёт ли она для кадровых документов, — покажите её нам до покупки новой. Часто оказывается, что имеющейся достаточно.