Подписи сотрудников в кадровом ЭДО: какая нужна и где

Три вида подписи и разница между ними

Простая электронная подпись подтверждает, что документ подписал конкретный человек, через логин, пароль или код. Она не защищает документ от изменений, поэтому её применение должно быть описано: как создаётся, как связывается с работником, какие документы ею подписываются.

Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) создаётся криптографическими средствами: она позволяет определить подписавшего и обнаружить изменения в документе после подписания. Сертификат при этом может быть выдан не аккредитованным центром — в кадровом ЭДО такую подпись обычно выдаёт сама информационная система.

Усиленная квалифицированная подпись (УКЭП) — та же криптография, но с сертификатом аккредитованного удостоверяющего центра. Это подпись, равная собственноручной без дополнительных соглашений.

Где какая обязательна

Статья 22.3 задаёт короткий перечень документов, где закон требует усиленной подписи.

Работник применяет усиленную квалифицированную или усиленную неквалифицированную подпись при подписании:

• трудового договора и изменений к нему;
• договора о материальной ответственности;
• ученического договора и договора на получение образования;
• согласия на перевод;
• заявления об увольнении и отзыва этого заявления;
• при ознакомлении с приказом о применении дисциплинарного взыскания.

Работодатель по тем же документам применяет усиленную квалифицированную подпись.

Всё остальное — заявления, служебные записки, ознакомления с локальными актами, графики — может подписываться простой электронной подписью, если это закреплено локальным актом и соглашением с работником.

Почему это вопрос денег

Разница между схемами измеряется не удобством, а стоимостью.

Схема «всем усиленные подписи» выглядит надёжно и обходится в сумму, пропорциональную численности. Для компании в триста человек это заметная статья, которая повторяется при каждом продлении.

Схема «усиленные там, где требует закон, простые для остального» закрывает те же процессы. Усиленные подписи нужны кадровой службе, руководителю и тем сотрудникам, с кем в этом году заключаются или меняются договоры.

Разбор набора документов перед внедрением занимает несколько часов и обычно окупается сразу.

Как выдаются подписи

Квалифицированные сертификаты выпускает аккредитованный удостоверяющий центр. Руководитель организации получает сертификат в порядке, установленном для юридических лиц; сотруднику выпускается сертификат физического лица, а полномочия подтверждаются машиночитаемой доверенностью — с 1 марта 2024 года это единственный законный порядок для подписания документов от имени компании во внешнем обороте.

Неквалифицированные подписи для кадрового ЭДО выдаются в системе: работник подтверждает личность, система выпускает ключ. Отдельный носитель для этого не нужен.

Простая подпись создаётся при выдаче доступа в личный кабинет и связывается с работником по описанному в локальном акте порядку.

Частые ошибки

Простая подпись без описания. Юридически такой подписи нет: её сила возникает из локального акта и соглашения, а не из самого факта нажатия кнопки.

Усиленная подпись куплена, но не используется. Компания выпускает сертификаты на весь штат, а подписывает ими три документа в год.

Путаница между кадровым и внешним оборотом. Подпись, которой сотрудник подписывает заявление на отпуск, не годится для отправки документа контрагенту: там нужен квалифицированный сертификат и доверенность.

Подпись есть, порядок восстановления — нет. Сотрудник теряет доступ, и процесс встаёт. Регламент восстановления стоит описать до запуска, а не после первого случая.

Что делаем мы

Раскладываем ваш документооборот по требуемым уровням подписи и считаем реальную потребность в сертификатах.

Оформляем квалифицированные сертификаты руководителю и сотрудникам, которым они действительно нужны, и настраиваем рабочее место.

Готовим локальный акт с порядком применения простой подписи — так, чтобы он выдерживал спор, а не просто существовал.

Настраиваем выдачу подписей работникам в системе и порядок восстановления доступа.