Электронный трудовой договор: как заключить

Что изменилось

До 2021 года заключить трудовой договор полностью в электронном виде можно было только с дистанционным работником — по правилам главы 49.1 Трудового кодекса.

Статьи 22.1–22.3, введённые Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ, распространили эту возможность на всех работников, независимо от того, где они работают. Договор, подписанный в информационной системе, — оригинал, и бумажного экземпляра к нему не требуется.

Требования к подписям

Трудовой договор относится к документам, где закон не оставляет выбора.

Работодатель — только усиленная квалифицированная электронная подпись.

Работник — усиленная квалифицированная либо усиленная неквалифицированная подпись, полученная в порядке, установленном статьёй 22.3. Простая электронная подпись, которой можно подписать заявление на отпуск, здесь не подходит.

Тот же уровень подписи требуется для договора о материальной ответственности, ученического договора, согласия на перевод, заявления об увольнении и его отзыва.

Для остальных кадровых документов достаточно простой электронной подписи, если порядок её применения закреплён локальным нормативным актом и соглашением с работником. Это как раз то место, где грамотная настройка экономит заметные деньги: усиленные подписи нужны не всем и не для всего.

Как это выглядит на практике

Кандидат получает доступ в личный кабинет — по приглашению, до первого рабочего дня.

Кадровик формирует договор из данных: должность берётся из штатного расписания, условия оплаты — оттуда же, реквизиты — из карточки сотрудника.

Работник открывает документ, читает и подписывает. Если подписи у него ещё нет, он получает её в системе; порядок выдачи зависит от выбранной схемы.

Работодатель подписывает со своей стороны, и документ становится оригиналом. Одновременно фиксируется ознакомление с локальными актами, если оно оформлялось тем же комплектом.

Где обычно спотыкаются

Подписи выданы не тем. Компания покупает усиленные подписи всем сотрудникам, хотя договоры заключает несколько раз в месяц, а основной поток — заявления и ознакомления, где хватает простой подписи.

Ознакомление после подписания. По статье 68 работника знакомят с локальными актами до подписания договора. В электронном порядке этот шаг легко переставить местами, и он теряет смысл.

Забыли про исключения. Приказ об увольнении и документы об инструктаже по охране труда остаются на бумаге. Если в компании принято, что «всё электронное», эти два места регулярно оказываются пустыми.

Порядок не описан в локальном акте. Тогда простая подпись под остальными документами не имеет силы: её применение должно быть закреплено.

Что делаем мы

Разбираем ваш набор документов и раскладываем его по требуемым уровням подписи — обычно после этого потребность в усиленных подписях сокращается в разы.

Готовим локальный акт о переходе, уведомления и форму согласия.

Настраиваем систему, обмен с 1С, если учёт ведётся там, и выдачу подписей работникам.

Сопровождаем первый месяц: именно тогда выясняется, что часть сотрудников не может войти в кабинет, а часть документов оформляется не по описанному порядку.