Сотрудник отказался от кадрового ЭДО: что делать

Что говорит закон

Переход на взаимодействие посредством электронного документооборота осуществляется с письменного согласия работника. Отсутствие ответа считается отказом.

Отказ не может быть основанием для увольнения или для отказа в приёме на работу. Более того, работник, отказавшийся сегодня, вправе дать согласие позже — и это тоже прямо предусмотрено.

Единственное исключение: согласие не требуется от тех, кто принят на работу после 31 декабря 2021 года и у кого по состоянию на эту дату не было трудового стажа. Проще говоря — от тех, для кого эта работа первая и началась она в 2022 году или позже.

Что обязан обеспечить работодатель

Возможность работать с бумажными документами — за свой счёт.

Это означает, что для отказавшегося работника всё остаётся как прежде: приказы печатаются, ознакомления собираются под роспись, заявления принимаются на бумаге, документы хранятся в бумажном виде.

Никакого ухудшения условий, дополнительных согласований или ограничений быть не должно. Формулировка «раз вы не подписали согласие, заявление на отпуск подавайте за месяц» — это уже нарушение.

Как жить в смешанном режиме

Смешанный порядок — не аварийное состояние, а нормальная стадия. В компании со стажем на первый год доля работающих с бумагой обычно заметная.

Что помогает.

Вести список. Кто перешёл, кто нет, кто дал согласие позже. Без списка кадровик каждый раз вспоминает по памяти.

Одинаковые сроки. Бумажный процесс не должен быть медленнее электронного: иначе отказ превращается в наказание, а это и есть ухудшение условий.

Общий источник данных. Приказ формируется из тех же данных, а печатается он или подписывается онлайн — вопрос вывода, а не отдельного учёта.

Периодическое предложение. Работник вправе дать согласие позже, и напомнить об этом раз в полгода — разумно. Через год после запуска доля отказавшихся обычно заметно снижается: люди видят, как это работает у коллег.

Почему люди отказываются

Три причины, и ни одна не про технологии.

Не поняли, что подписывают. Уведомление составлено юридическим языком, а объяснения не было. Самая частая причина и самая легко устранимая.

Опасаются, что подпись используют без них. Здесь помогает не убеждение, а демонстрация: показать журнал подписаний, показать, что работник видит те же документы, что и кадровик, объяснить, что подпись именная.

Нет привычки к электронным сервисам. Обычно снимается показом на телефоне: личный кабинет открывается там же, где госуслуги.

Практический вывод: доля отказов зависит не от коллектива, а от того, как проведён разговор о переходе. Компании, которые провели встречу и показали систему, получают единичные отказы; компании, которые разослали уведомление письмом, — десятки.

Чего делать нельзя

Увольнять, отказывать в приёме, переводить, лишать премии или иным способом связывать отказ с условиями труда.

Оформлять электронные документы «за» отказавшегося работника — например, ставить ознакомление в системе, когда согласия нет.

Требовать согласие как условие приёма на работу для тех, чьё согласие по закону требуется.

Что мы советуем на старте

Начинать не с рассылки уведомлений, а со встречи и демонстрации. Пятнадцать минут показа снимают больше возражений, чем страница текста.

Уведомление писать человеческим языком, с отдельным абзацем о том, что отказ ничем не грозит. Парадоксально, но именно этот абзац снижает число отказов: он снимает подозрение, что согласие вымогают.

И заранее заложить смешанный порядок в процессы. Тогда отказ одного человека не превращается в исключение, которое каждый раз обрабатывается вручную.