Проверка трудовой инспекции: какие документы спросят

Что запрашивают

Стандартный набор предсказуем: штатное расписание, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, приказы по личному составу, табели учёта рабочего времени, график отпусков, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, документы о выплате заработной платы, личные карточки, согласия на обработку персональных данных, документы по охране труда и воинскому учёту.

Ничего неожиданного в списке нет. Неожиданности начинаются, когда документы сопоставляют.

Что находят чаще всего

Оклад в договоре и в штатном расписании разный. Договор изменили допсоглашением, штатку — нет, или наоборот.

Должность в договоре не совпадает со штатным расписанием. Иногда буквально: «менеджер» и «менеджер по продажам».

Даты в приказе и в табеле расходятся. Отпуск с четырнадцатого по приказу, с пятнадцатого по табелю.

Ознакомления нет. С правилами внутреннего трудового распорядка, с положением об оплате труда, с графиком отпусков. Документы есть, подписей об ознакомлении — нет.

Уведомление о начале отпуска не оформлено. График есть, извещения под роспись за две недели нет, хотя это отдельная обязанность.

Расчётные листки не выдаются или выданы не по утверждённой форме. Иногда форма вообще не утверждена приказом.

Сроки выплаты установлены периодом, а не датой. «С 5 по 10 число» вместо конкретных дат.

Сведения воинского учёта не совпадают с кадровыми. Сотрудник переведён, в карточке учёта — прежнее подразделение.

Почему это происходит в аккуратных компаниях

Не из-за небрежности. Из-за конструкции: одно и то же событие отражается в нескольких документах, которые ведутся в разных местах и разными людьми.

Перевод сотрудника — это допсоглашение, приказ, изменение в штатном расписании, отметка в личной карточке, сведения в фонд, сведения в военкомат при необходимости. Шесть действий по одному событию. Пропустить одно — вопрос времени, а не аккуратности.

Именно поэтому расхождения находят у всех, а не только у тех, кто плохо ведёт кадры.

Что проверить заранее

Сверить оклады и должности в договорах со штатным расписанием — это первый и самый результативный проход.

Сверить приказы с табелями за последние три месяца.

Проверить наличие подписей об ознакомлении с локальными актами у всех, включая принятых недавно.

Проверить, утверждена ли форма расчётного листка приказом.

Проверить, чем подтверждается подача сведений в фонд и в военкомат, — не факт подачи, а именно подтверждение.

Что меняет электронный документооборот

Не отменяет ни одного требования, но убирает причину половины расхождений.

Документы формируются из одних данных, а не набираются заново. Перевод оформляется одним действием, из которого следуют и допсоглашение, и приказ, и изменение карточки.

Ознакомления фиксируются автоматически: видно, кто открыл документ и когда, а не «где-то был лист с подписями».

Подготовка к проверке перестаёт быть проектом. Выгрузка по запросу занимает часы вместо недели.

Что не меняется: четыре категории документов остаются на бумаге, и сроки хранения тоже. Полностью безбумажной кадровая служба не становится.

Спокойный порядок вместо аврала

Разумная практика — раз в квартал прогонять короткую сверку: договоры против штатки, приказы против табелей, ознакомления против списка сотрудников.

Занимает это несколько часов, а находит ровно то, что нашла бы проверка. Разница в том, что исправлять расхождения в спокойном режиме дешевле, чем объяснять их происхождение.