Сколько стоит перейти на кадровый ЭДО

Из чего складывается бюджет

Решение. Базовая стоимость системы. У Диадок: КЭДО она начинается от 60 000 ₽, а итог зависит от численности и набора процессов.

Подписи работников. Основная переменная и главное место переплаты — о ней ниже.

Квалифицированные сертификаты. Нужны работодателю и тем сотрудникам, кто подписывает документы от имени компании во внешнем обороте.

Внедрение. Локальный акт, уведомления, согласия, настройка маршрутов, перенос данных, обучение кадровой службы.

Обмен с учётной системой, если кадровый учёт ведётся в 1С или другой программе.

Где переплачивают

Логика ошибки понятная: «электронный документооборот — значит, всем нужны электронные подписи».

Закон устроен иначе. Статья 22.3 Трудового кодекса требует усиленной подписи работника только для короткого перечня документов: трудовой договор и изменения к нему, договор о материальной ответственности, ученический договор, согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв, ознакомление с приказом о дисциплинарном взыскании.

Всё остальное — заявления на отпуск, служебные записки, ознакомления с локальными актами, графики — подписывается простой электронной подписью, если порядок её применения закреплён локальным нормативным актом и соглашением с работником.

А основной поток кадровых документов состоит как раз из «всего остального». Договоров в компании на двести человек заключается несколько десятков в год, а заявлений и ознакомлений — тысячи.

Как считать правильно

Порядок из четырёх действий, который занимает несколько часов и обычно окупается сразу.

Первое: выписать документы. Не «все кадровые», а конкретный список того, что реально подписывается, с примерным количеством в месяц.

Второе: разложить по уровням подписи. Что требует усиленной, что закрывается простой.

Третье: посчитать людей, а не штат. Квалифицированные сертификаты нужны тем, кто подписывает во внешнем обороте: бухгалтерии, кадрам, закупкам. Обычно это единицы.

Четвёртое: посчитать порядок внедрения. Начинать с массовых процессов дешевле: они дают результат сразу и не упираются в выдачу подписей.

Что даёт экономию помимо подписей

Отказ от печати. Ознакомление трёхсот человек с новым положением — это триста листов, обход подразделений и неделя времени кадровика. В электронном виде — день.

Отсутствие пересылки. Для компаний с филиалами это отдельная статья: документы ездят курьерской службой в обе стороны.

Сокращение сроков. Приём сотрудника в другом городе перестаёт зависеть от почты.

Меньше потерь. Документ не может уехать домой в сумке. Восстановление утраченного оригинала — работа, которую редко считают, но которая случается регулярно.

Чего в бюджете обычно не хватает

Времени на подготовку. Локальный акт, уведомления, сбор согласий — это недели, и они не покупаются.

Разговора с коллективом. Пятнадцать минут демонстрации снижают долю отказов кратно, а каждый отказавшийся — это бумажный процесс, который придётся вести параллельно.

Смешанного периода. На первый год он неизбежен, и планировать его нужно, а не считать сбоем.

Практический ориентир

Компания до ста человек обычно укладывается в базовую стоимость решения плюс несколько квалифицированных сертификатов, и переход занимает две-три недели.

Компания на несколько сотен человек с филиалами платит больше за счёт численности, но и экономит заметнее: там, где ознакомление стоило недели, оно начинает стоить день.

Точную сумму мы считаем после разбора перечня документов — и почти всегда она оказывается ниже той, что компания закладывала до разговора.