Заявление на отпуск: нужно ли оно и что в нём писать

Когда заявление не нужно

Если отпуск предоставляется по утверждённому графику, заявление писать не обязательно. График отпусков обязателен и для работника, и для работодателя, и он сам по себе является основанием.

Работодатель в этом случае обязан известить работника о времени начала отпуска под роспись не позднее чем за две недели — это его обязанность, а не встречное действие в ответ на заявление.

На практике заявления в такой ситуации всё равно пишут, и вреда в этом нет. Но требовать их как условие предоставления отпуска по графику неправильно.

Когда заявление обязательно

Отпуск вне графика. Работник просит перенести отпуск или взять его в другое время — это соглашение сторон, и просьба должна быть выражена письменно.

Отпуск без сохранения заработной платы. Он предоставляется по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам по письменному заявлению работника.

Отпуск по уходу за ребёнком, учебный отпуск, дополнительные дни — везде, где основание индивидуальное.

Замена части отпуска денежной компенсацией. Только по письменному заявлению и только той части, что превышает 28 календарных дней.

Отзыв из отпуска оформляется с согласия работника, и это согласие тоже должно быть письменным.

Что в нём писать

Обязательной формы нет. Достаточно, чтобы из текста было понятно: кто просит, о чём именно, за какой рабочий год и с какой даты.

Три места, где чаще всего возникают вопросы.

Даты. Указывать нужно календарные дни отпуска, а не «две недели». Формулировка «с 5 по 18 июля» однозначна, «на две недели с 5 июля» — нет.

Рабочий год. Отпуск предоставляется за рабочий год, который считается от даты приёма, а не за календарный. При нескольких неотгулянных периодах это важно.

Вид отпуска. «За свой счёт» и «ежегодный оплачиваемый» — разные документы с разными последствиями. Из заявления должно быть ясно, что именно имеется в виду.

Сроки, о которых забывают

Отпускные выплачиваются не позднее чем за три дня до начала отпуска.

Отсюда следует практическое ограничение, которое удивляет обе стороны: заявление «прошу отпуск с завтрашнего дня» невозможно исполнить без нарушения. Формально отпуск по соглашению сторон возможен в любую дату, но выплата в срок уже не проходит.

Разумный порядок — принимать заявления на отпуск вне графика минимум за неделю.

В электронном виде

Заявление — один из самых удобных документов для перевода в электронный формат, потому что их много и требования к подписи мягкие.

Для заявления на отпуск достаточно простой электронной подписи, если порядок её применения закреплён локальным нормативным актом и соглашением с работником. Усиленная подпись работника нужна для другого перечня: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв.

В электронном виде исчезают три привычные проблемы: заявление не теряется, остаток дней подставляется автоматически и не нужно проверять его вручную, а статус согласования виден работнику — вопрос «вы подписали?» перестаёт задаваться.

Что стоит помнить кадровику

Заявление — не самоцель, а основание. Если основание уже есть в графике, документ не создаёт ничего нового.

А там, где заявление действительно требуется, важнее не его форма, а то, чтобы из него было однозначно понятно, о чём просьба. Скачанный образец этой ясности не добавляет: половина спорных случаев начинается именно с формулировки, взятой из чужого шаблона.